データ分類の情報が満載！
ここでは、データ分類に関する様々な情報を発信しています。
自社でもこれを始めたけれど上手くいかない、以前から実施しているけれど十分な成果を得ることができていないという問題を抱えている人も多いはずです。
そのようなときには、ここで紹介する情報を参考にしてデータを上手く分類したり活用したりすることができるようにしておきましょう。
様々な内容について解説していくので、参考にしてみることがおすすめだと言えます。
データ分類の効果を上げるには？高い精度で実施したい人に有益な豆知識を紹介
データ分類を行うのであれば、効果を高められるようにしておくことがおすすめだと言えます。
高い精度で実施したいと考えているのであれば、業界についての知見を深めることが大切です。
業界に関する最新の情報を常に入手するようにしておき、より良いデータ分類に繋げられるようにしておく必要があります。
AIを活用することも重要であり、現在ではデータ分類効果を高めるためのAIがたくさんあるので、これを積極的に活用すると良いです。
古典的な方法だけではなく、AIのような最新技術を取り入れることで精度を高めることができます。
データ分類の効果を上げたいと考えている場合は、こういったポイントを意識しながら実施することがおすすめです。
データ分類を効果的に実施するために必要な知識
データ分類を効率的に実施するのは、簡単なことではありません。
何も考えずに実施した場合、やらなかったときと同じ状態になってしまうことがあります。
その主な理由は、グルーピングのやり方が間違っているからです。
データ分類の目的は、情報に検索性を持たせて識別することにあります。
識別できると分析や評価の対象となり、活用できる状態になります。
そのためには識別の細かさがとても重要な要素ということになります。
例えば色の情報を付与するときに、12色にするのか4千色にするのかで、その細かさが変わってきます。
服飾や印刷業界など色にこだわる必要があるようなときには細分化が重要になりますが、明るい系統や寒色系等に大雑把に分けるだけならそれほど多くの分類は必要ありません。
このように情報を何に使うかによってデータ分類の細かさは変わってきます。
このような仕分けのルールについて、明確な知識を持っていないと効果的なデータ分類を行うことはできません。
だからその情報に精通している人の意見はとても重要です。
何に使いたいのか、そんな使い方はしないと言う判断などが事前の設定段階では必要で、それができる人が複数でルールを作ることが求められます。
データ分類という手間の掛かる作業を簡略化する
やったこともない業務の引き継ぎというものをしたことがある人は分かると思いますが、雑多な情報を一気に渡された場合にする事は、まずデータ分類です。
会社運営に関するもの、業務に関するもののどのカテゴリーなのかをそれぞれ整理する作業が済まなければ、どこから手を付ければいいかすれ判然としないでしょう。昔ならノートに付けて行くという作業になりますが、今ならパソコンを使えばいいですが、データ分類の得意なソフトを使えば利便性はさらに高まります。
特にクラウド型であると、いる場所に関係なくデータにアクセス出来るようになるので、外出先で思い付いた改善点をその場で反映させる事などが可能になるのです。
具体的な作業としては、テキストデータと表計算ソフトのデータを分けたりするなどの、ソフト別の作業も必要になってくるでしょう。
当然ながら、そのファイルを開くソフトをインストールする作業なども必要になってくるため、データ分類の先も面倒なことがたくさんあります。
データ分類の手間を省くのに役立つサービス
どのような企業・事業所であっても、必ず資料などのデータ分類をおこなわないといけません。例えば食品製造会社であれば、毎日生産をおこなっている商品の生産量と売り上げを管理して、適切な業務の指示を出す必要があります。大半のところでは専門部署はなく、担当者がそれぞれの管轄のデータ分類に尽力をなされていることでしょう。
そこでここでは、このデータ分類の手間を省くのに役立つサービスをご紹介していきます。
そのサービスとは、クラウドソーシングです。今ではインターネットを活用して業務の委託をおこなう会社が多く、そこにはたくさんの方が登録をなされています。
クラウドソーシングの場合、幅広い年代層の方が業務を請け負われるのが特徴で、基本的には単発で任せることが可能です。
データ分類に長けている方もいるので、このサービスを活用すれば、手間をかける必要がなく業務をスムーズに推し進めることができます。コストもさほど掛からないのも良い点です。
パソコン作業における整理整頓はデータ分類作業
業務にとって整理整頓は重要なスキルですが、これだけパソコン作業が重視される世の中になった以上、データ分類も整理整頓の一部になっています。データ分類とひと言で言ってもいくつか種類がありますが、作業の観点から見ると業務で切り分けるだけでなく使用ソフトごとにファイルを分ける事も重要になってきます。
近年ではクラウドを使って全面的にシステム化する流れもありますが、まだまだローカル作業は多いものです。
特に立ち上げるスピード感などはブラウザを介しないスタンドアローンのソフトが主流と言えるでしょう。
メモ一つ取るのに待つのではなく、すぐ書いてしまってからコピー出来るのもデジタルデータのいい点です。
もう一つデータ分類として使えるのがタグで、どんなものにでもタグづけしていくことで最終的にどこへ行ったか分からなくなってもそれで検索しやすくなります。中に書いてある文字だけでなく、タグでも検索出来るならば見つけやすさは格段に上がるのです。
膨大なデータの処理に欠かせないデータ分類ツール
大量のデータが存在するとデータ分類の作業は大変なものになりますが、適切なツールを揃えておけば効率よく行うことができます。データ分類用のツールと言っても必ずしも特殊なものばかりではなく、手軽に使えるものも多いのでぜひ試してみてください。
なぜツールを使うとデータ分類の作業が容易になるのかと言うと、本来ならば手作業で行うところをコンピューターの力を使って素早く処理できるようになるからです。簡単なマクロを組んでパソコンに作業をさせた経験がある方ならば分かるかと思いますが、人間が行う場合に比べると一瞬で処理することができ、作業効率性の高さには目を見張るものがあります。
その上、作業の精度も高く、人間と違ってミスもありませんからデータ分類のツールは使う価値が大いにあると言えるでしょう。
基本的なものでは、条件を指定した上でそれに従って処理をさせるという流れになります。
一方で有償のデータ分類ツールになると、AIが自動で分析してくれるので専門的な知識がない人間でも容易に扱うことができるのがメリットです。
データ分類の効率化をするためにはカテゴリー分け
パソコン作業において、ごちゃごちゃするデータというものはつきものです。一つのデータ形式が、一つの業務に関連しているとは限らないのが難しいところで、近年ではタグ付けなどの手法も使われていますが、最も効率化出来るやり方としてはカテゴリー分けが上げられるでしょう。
それを二段から三段にして分けてしまえばいいのです。例えば馴染みの会社関連のフォルダーを作り、あまり更新されないものと頻繁に更新されるものを分けてデータ分類しておきます。こうする事により、その仕事が舞い降りた場合にまずどこにデータがあるのかを一瞬で判別出来るのです。
全てのデータを一緒くたに入れておくと、結局データ分類は意味を成さない事になりかねません。毎日何回も更新するデータを、大量のファイルから探していては作業効率化がなっていないからです。
一定以上整理したら、多くなりすぎない程度にショートカットを利用して、少しでも立ち上げる作業を簡略化しましょう。
データ分類は提供されたデータの種類により異なる
ビジネスシーンではデータ分類は収益向上などの理由で欠かすことのできない大切なものです。だからこそ分類には気を配らなければなりませんが、データの種類にも数字タイプのものと文字タイプの物に分かれています。数字のデータは統計として利用することが多く、文字のデータはダイレクトにサービスの向上などに充てられることが多いです。
データ分類の種類となるのは、社内外の誰にでも閲覧できるように公開するデータとして提供しているものをはじめ、自社で社員のみが閲覧できるもの、プロジェクトに参加しているもののみが閲覧・利用できるもの、さらに権限を与えられた一部の個人のみが閲覧し、自社の業務に役立てることができるものなどに分かれています。それぞれの違いを理解して分類することが重要です。
一般的に数値のみのデータは公開するデータで使用されることが多く、社員のみが閲覧できるなど一部制限のつけられているものは、文字のデータが多いといわれています。
AIによるデータ分類のためのアルゴリズム
人工知能とも呼ばれるAIはデータ分類などの作業に向いていて、大きく汎用型と特化型に分類されます。特定の課題にノミ対応するのではなく複数の事象を関連付けて人と同じような思考的なプログラムを実行することで、発見できなかった事業を見つけることができるデータ分類の精度が高まります。現在は特化型と呼ばれるものが主流で、特定の問題に対する処理や検討だけが優れていて自立性と適応性がポイントです。人があらかじめ設定した動作ルールにのっとって大量の学習データをもとに独自のルールや法則を形成していくもので、モデルを形成したりパターンを分類したりすることでアウトプットを可能にします。さらに機械学習には複数の分類があって1つの法則を基準に体系立てていくものや、まったくのゼロから独自に構築していくもの、環境とその適応を度判断する構成要素で学習していくものなどです。どれも人間の計算速度をはるかに超えており、新たな価値観を生み出しています。
4つのカテゴリーのデータ分類をすることでできること
情報化社会に伴って、たくさんの情報がインターネット上に、巷に溢れかえっていますが、データ分類を行う必要があります。特に、一般企業でも、個人でも、個人事業主でも作成、管理、保存するデーターを分類する必要があります。
データ分類のレベルは、通常4つのカテゴリーに分けるのが一般的です。まず第一に、公開データです。これは、ローカルまたはインターネット上で一般的に公開されているのでセキュリティはほとんど必要なく、誰でもアクセスできる情報になります。ドジそうな人たちで抜けてそうな人たちにも公開されていて、広く利用されることができる情報になります。次に、社外秘データです。これは、メモ、知的財産や電子メールの類になります。社内の従業員に制限すべきデーターの例で、誰でもというわけではありません。機密データは、社外秘と異なり、アクセス許可が必要となり、特定の従業員などに割り当てられます。極秘データは、かなり社での権限がないとアクセスできません。通常は権限を与えられた個人のみがアクセスできる政府機関の情報を指します。
データ分類の前にセキュリティ強化は前提事項
データ分類をすることで体系化や効率化が可能にはなりますが、それを行う前提としてセキュリティ強化は必須項目です。AIやRPCなどの業務効率化や新しい発見をしていくためにはデータ分類は必須ですが、そのためには膨大な情報を利用します。
これらの膨大な情報がセキュリティの欠陥で流出してしまったら、その企業にとって大きな損失になることは言うまでもありません。下手をすると会社が傾くようなインパクトに陥ることにもなってしまうため、事前の準備が重要なのです。データセンターを集約させたりセキュリティルームを作るなど、ソフト面だけではなくハード面でも対策を講じていく必要があります。とくにAI分析などで発見された重要な情報は、金のなる木なので会社として機密情報を守る必要があり担当者も限ることでリスクを低減することが理想と言えるでしょう。もちろん人件費などのバランスを考えることは大切ですが、経営上重要であることは間違いないのです。
企業でも使用している新しい時代のデータ分類システム
企業では膨大なデータを取扱っているため、データを管理するために様々なITツールを活用しています。
企業でも使用されているデータ分類を行うシステムは、重要な顧客情報や機密情報を分類します。
保存する情報の内容を理解して、適切なセキュリティツールを使って安全を守ります。
データ分類は自社の情報を分類する重要なプロセスで、アクセスの権限には厳重な注意を払う必要があります。
適切にデータ分類を行うと、顧客のプライバシーを守りながら組織が上手に顧客情報を活用できます。
最近はクラウドサービスを導入する企業も増え、様々な場所に自社の情報を分散させています。
管理する担当者は情報の追跡と監視を行い、適切なアクセス制御や認証を確認します。
データ分類を行うと、機密情報を保存している場所を迅速に把握できます。
情報を分類してラベルを付けるとデータを安全に保護でき、重複データを防ぎます。
不要な情報を減らすとシステムのコストを裂く毛でき、パフォーマンスの向上にも繋がります。